关于2017年档案及2018届毕业生照片移交的通知

 

 

 

各中层单位:

2017年的档案移交工作已经开始,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)2017年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备、出版、财会等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《兼职档案员手册》。

(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《兼职档案员手册》,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

(三)各单位参照《兼职档案员手册》中实物档案的归档范围,将应归档的获奖证书、专利证书、新品种审定证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

(四)应届毕业生合影照片按要求将人名标注后直接移交电子版。

本次整理移交的归档材料是2017年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求

(一)各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

(二)文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

(三)归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。尤其是要求报送材料的文件一定要将报送的材料一并归档。

(四)各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案馆联系。联系电话:2882932。

(五)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间。

三、档案的移交

(一)归档验收:

移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续:

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

(三)归档移交时间:

1.党政部门和按年度归档的部门,请于6月30日前移交2017年度归档文件材料。

2.科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3.应届毕业生合影在9月30日前移交。

4.其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

                                                                                                                                                                                                                                                            档案馆 

                                                                                                                                       201852